Panduan ISO 9001 untuk (organisasi) Pendidikan

ISO ( International Organization for Standardization ) adalah federasi dunia badan-badan standar nasional (Badan anggota ISO). pekerjaan teknis ISO biasanya dilakukan melalui komite teknis ISO di mana masing-masing anggota ISO berhak untuk diwakili. Organisasi-organisasi internasional, pemerintah dan nonpemerintah, bersama ISO, juga mengambil bagian dalam pekerjaan.

ISO 9001:2008 adalah sistem manajemen mutu yang berhubungan dengan kepauasan pelanggan. Dalam penerapannya ISO 9001 ini digunakan oleh berbagai jenis industri. ISO 9001 adalah standar yang generik sehingga perlu pemahaman yang lebih.

Disamping itu pula, dalam rangka merespon kebutuhan pasar yang mendesak, ISO juga telah memperkenalkan kemungkinan untuk mempersiapkan dokumen melalui mekanisme workshop, eksternal dengan proses normal komite. Dokumen-dokumen ini diterbitkan oleh ISO sebagai IWA (International Workshop Agreement (IWA). Proposal untuk mengadakan workshop tersebut dapat datang dari sumber manapun dan tunduk pada persetujuan dari ISO Teknis Badan Pengelola yang juga menunjuk negara anggota ISO untuk membantu pemohon dalam organisasi dari lokakarya. IWA disetujui secara konsensus antara peserta individu dalam lokakarya tersebut. Meskipun workshop ini diizinkan diharapkan Workshop ini tidak bertentangan dengan persyaratan standar ISO atau standar IEC yang ada.

IWA ditinjau setelah tiga tahun, di bawah tanggung jawab anggota badan yang ditunjuk oleh Dewan Manajemen Teknis, dalam rangka untuk memutuskan apakah akan dikonfirmasikan untuk lebih tiga tahun, ditransfer ke Panitia Teknis ISO untuk direvisi, atau ditarik. Jika IWA dikonfirmasi, ditinjau kembali setelah tiga tahun lebih lanjut, di mana saat itu harus direvisi oleh badan ISO yang relevan teknis atau ditarik.

IWA telah diterbitkan thn. 2007 untuk memenuhi kebutuhan penerapan sistem ISO 9001:2008 untuk memandu institusi pendidikan dalam menerapkan sistem manajemen mutu.

ISO 9001:2008

Ini adalah Sistem Manajemen yang berhubungan dengan mutu, dimana telah diterbitkan untuk ke 4 kalinya. mulai dari tahun 1987, 1994, 2000 dan terakhir tahun 2008.  Sistem ini telah banyak digunakan oleh berbagai organisasi baik besar maupun kecil, manufacturing atau jasa. fokus sistem ini adalah kepuasan pelanggan melalui pemenuhan persyaratan pelanggan.

Ada 8 Bab yang disyaratkan dalam ISO 9001:2008, dari 8 Bab tersebut terdapat 5 Bab yang merupakan persyaratan wajib. yaitu:

Bab I     Ruang Lingkup

Bab II     Referensi Normatif

Bab II     Definisi dan terminologi

Bab IV   Sistem Manajemen Mutu

Bab V    Tanggung jawab Manjemen

Bab VI   Manajemen Sumberdaya

Bab VII  Realisasi Produk

Bab VIII Pengukuran, Analisa dan Peningkatan

oleh penyusun sistemnya dibuatkanlah persyaratan berbentuk gambar yg namanya Proses Model, seperti di bawah ini:

Model sistem manajemen mutu berdasarkan proses yang ditunjukkan dalam Gambar menggambarkan hubungan proses yang disajikan dalam pasal 4 sampai 8. Gambaran ini menunjukkan bahwa pelanggan memainkan peran berarti dalam menetapkan persyaratan sebagai masukan. Pemantauan kepuasan pelanggan menghendaki evaluasi informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan tentang apakah organisasi telah memenuhi persyaratan pelanggan.

Sulitnya untuk mendapatkan Sertifikasi Sistem Manajemen

Untuk dapat disertifikasi memang diperlukan usaha yang kuat dari semua pihak yang terlibat, belum lagi ditambah urusan cetak-mencetak dokumen plus perekaman kegiatan melalui pembuat laporan kegiatan. Secara umum Lembaga Sertifikasi akan meminta penerap untuk melaksanakan (sistem manajemen)nya minimal 3 (tiga) bulan. hal ini dimaksud agar seluruh persyaratan yang diminta sudah sesuai dan diterapkan.

Anda juga perlu melakukan beberapa sosialisasi dan pelatihan guna menghadapi audit yang dilakukan oleh lembaga sertifikasi. bila tidak sesuai dengan persyaratannya maka kemungkinan anda akan mendapatkan temuan fatal. dan bila ini terjadi maka anda akan dihadapkan dengan audit susulan disamping dikenakan biaya tambahan lainnya kompensasi atas kedatangan auditor eksternal tsb.

Maka ada beberapa hal yang diperlukan untuk tidak berakhir pada skenario di atas:

1. Mengundang Konsultan yang berpengalaman untuk itu (tentu saja ini adalah usaha yang paling efektif)

2. Bila point 1 tidak anda lakukan, pelajari seluruh persyaratan yang ada, biasanya ini dilakukan dengan membaca beberapa perrsyaratan termasuk persyaratan yang menyertainya. 

3. Membeli persyaratan standar yang harus dibaca (tentunya tidak bijaksana untuk menjadi pelanggat        copyright dengan membajak standar2 tsb.)

4. Tularkan pengetahuan anda dengan karyawan kunci anda

5. Lakukan penyusunan sistem sesuai dengan persyaratan yang telah anda pelajari

6. bila sudah selesai lakukan sosialisasi kepada karyawan

7. Pada proses ini, anda sudah sampai pada penghujung persiapan sertifikasi,yaitu melakukan pengukuran dan pemantauan sistem.

8. Lakukan Pelatihan Audit Internal (tentunya ini tidak dapat anda lakukan sendiri !!)

9. Lakukan Audit dan Tinjauan Manajemen

10. stelah tahapan ini, bila hasil audit dan tinjauan manajemen selesai dan hasilnya menunjukan keefektifan penerapan sistem manajemen anda, maka anda siap di audit oleh lembaga sertifikasi.

Bila point 2-10 tersebut terlalu sulit dan rumit untuk dilaksanakan, maka pilihan anda haruslah pada point 1.